Algemene voorwaarden achteraf van toepassing verklaren

Hoewelvandaag de dag een beroepsaansprakelijkheidsverzekering goed realiseerbaar is zonder dat de aanvrager strikt algemene leveringsvoorwaarden hanteert, blijft het wél aan te raden.

Wie algemene leveringsvoorwaarden hanteert, moet erop letten dat deze tijdig en juist worden ingebracht. Vuistregel is dat de gebruiker (degene die de algemene leveringsvoorwaarden hanteert) de wederpartij vooraf in de gelegenheid stelt tijdig en kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Dit wordt bereikt door voor of bij het sluiten van de overeenkomst de algemene voorwaarden van toepassing te verklaren en een exemplaar van de voorwaarden aan de wederpartij te verstrekken.

Zeker als voor de eerste keer een opdracht wordt aangenomen, moet de wederpartij ruim voor het tekenen van de overeenkomst in de gelegenheid zijn geweest de algemene voorwaarden te lezen en te accepteren. Het handigst is natuurlijk de algemene leveringsvoorwaarden bij de offerte mee te sturen en de wederpartij te vragen voor akkoord te tekenen.

Onlangs heeft het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden een arrest gewezen waaruit bleek dat algemene leveringsvoorwaarden zelfs met terugwerkende kracht van toepassing kunnen zijn.

De casus

Een accountantskantoor voerde voor een tandartsenpraktijk o.a. de salarisadministratie. Voor de in het buitenland werkzame tandartsen paste de accountant een ongunstige fiscale regel toe. De tandartsenpraktijk vond dat zij hierdoor schade had geleden en stelde het accountantskantoor aansprakelijk. Het accountantskantoor verweerde zich door te stellen dat de vordering te laat ingesteld was. In hun algemene voorwaarden was namelijk een verplichting opgenomen dat een tekortkoming binnen 30 dagen na ontdekking diende te worden gemeld. Het eerste contact tussen tandartsenpraktijk en accountant vond echter plaats 3 ?' maand na de ontdekking van de fout.

In de gevoerde procedure stelt het Gerechtshof vast dat de accountant toerekenbaar tekortgeschoten is bij de uitvoering van de salarisadministratie. Hierdoor is zij in beginsel aansprakelijk voor de door de tandartsenpraktijk geleden schade. Het Hof gaat echter mee in de stelling van de accountant dat de vordering binnen de termijn van 30 dagen ingesteld had moeten worden, zoals bepaald in de algemene voorwaarden.

Voor aanvang van de werkzaamheden was een offerte gestuurd. Ruim twee maanden na aanvang van de werkzaamheden stuurt het accountantskantoor een opdrachtbevestiging met vermelding van de werkzaamheden (waaronder de salarisadministratie, de werkzaamheden waarop de aanspraak is gebaseerd). In deze opdrachtbevestiging werden de algemene voorwaarden van toepassing verklaard (en een exemplaar bijgevoegd). De tandartsenpraktijk heeft deze opdrachtbevestiging getekend teruggestuurd. In de ogen van het Hof betekent dit dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn op alle werkzaamheden genoemd in de opdrachtbevestiging. Dus inclusief die werkzaamheden die al gestart waren!! Het Hof vindt de meldingstermijn van 30 dagen niet onredelijk kort, omdat het gaat om een maandelijks terugkerende handeling.

De tandartsenpraktijk is dus gebonden aan de algemene leveringsvoorwaarden en te laat met melden. Dit terwijl aansprakelijkheid van de accountant vaststond!

Moraal van het verhaal is dat de rechter oog heeft voor de werkelijkheid van het alledaags zaken doen. Een gebruiker van algemene voorwaarden hoeft niet altijd te wachten tot alle formaliteiten vervuld zijn, voordat hij kan beginnen. Het ging hier echter wel om partijen die al eerder zaken met elkaar gedaan hadden. Ook de tandartsenpraktijk hanteerde algemene leveringsvoorwaarden en werd dus verondersteld met het gebruik hiervan bekend te zijn. Geen enkele gebruiker van algemene leveringsvoorwaarden kan er blind op varen dat een 'procedurefout' bij het hanteren van algemene voorwaarden door de rechter wel door de vingers gezien zal worden. Zoveel mogelijk vooraf informeren en ter hand stellen blijft dus het devies.

Het hebben van goede algemene leveringsvoorwaarden, én deze op een juiste manier toepassen blijft onverminderd wenselijk ook al is er geen verplichting vanuit de aansprakelijkheidsverzekering. En tot slot: algemene voorwaarden scheppen duidelijkheid vooraf, aan weerszijden.